Enviar y seguir
Una vez enviado, el sobre avanza por sí mismo: cada firmante recibe su enlace, firma, y bb-sign registra cada paso y envía recordatorios a quienes aún no han firmado. Desde la lista de Sobres, la página de detalle y el Panel, usted sabe en todo momento en qué punto está cada sobre.
Estados del sobre
Sección titulada «Estados del sobre»El estado aparece en la lista, en el Panel y en la página de detalle:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creado y pendiente de envío. Ningún firmante tiene enlace. |
| Enviado | Enviado; ningún firmante ha firmado aún. |
| En Progreso | Al menos un firmante ha firmado y faltan otros. |
| Completado | Todos firmaron. A continuación se generan los PDF firmados. |
| Cancelado | Un gestor o un administrador lo canceló. Los enlaces están cerrados. |
| Expirado | Llegó la fecha de Expira el sin completarse. Los enlaces están cerrados. |
Cada firmante tiene además su propio estado: Pendiente (aún sin enlace, en la firma en orden), Notificado (recibió el correo), Visto (abrió el enlace) y Firmado. El ciclo completo se describe en Sobres y firmantes.
Encontrar un sobre en la lista
Sección titulada «Encontrar un sobre en la lista»Sobres muestra los sobres de los espacios de trabajo a los que usted tiene acceso, del más reciente al más antiguo, diez por página. Junto al título aparece el total (“N sobres en total”); a partir de 10.000 sobres, la cifra se muestra como “10.000+ sobres”.
Los filtros se pueden combinar:
| Filtro | Control |
|---|---|
| Espacio de trabajo | Selector Espacio de trabajo, con Todos los espacios de trabajo por defecto. Aparece cuando usted tiene acceso a más de un espacio. |
| Estado | Selector Filtrar por estado: Todos, Borrador, Enviado, En Progreso, Completado, Cancelado, Expirado. |
| Título | Campo Buscar por título…, que busca mientras escribe. |
| Fechas | Fecha desde y Fecha hasta, sobre la fecha de creación. |
| Etiquetas | Filtrar por etiqueta…: elija la clave, escriba el valor y añádalo. Puede combinar varias. |
Cada filtro activo aparece como una ficha que puede quitar por separado; Limpiar todo las quita todas. Cada fila muestra el título, hasta dos etiquetas, el espacio de trabajo, el número de firmantes, la fecha de creación y el estado.
Consultar la página de detalle
Sección titulada «Consultar la página de detalle»Al abrir un sobre verá su título, su identificador, el espacio de trabajo, su rol en él y las etiquetas, que los colaboradores y gestores pueden modificar con + Añadir etiqueta. La página se organiza en secciones:
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Datos del sobre | Estado, OTP Requerido (Sí o No), Creado y, si se definió, Expira, con el sufijo (Expirado) cuando la fecha ya pasó. |
| Documentos (N) | Cada archivo con PDF Original y, en un sobre completado, PDF Firmado. Mientras se genera el PDF firmado se muestra Procesando el PDF firmado…. Consulte Descargar documentos firmados. |
| Firmantes (N) | El modo (Firma secuencial o Firma en paralelo) y, por firmante, nombre, correo, Orden n.º N, fecha de firma y estado. |
| Registro de auditoría (N eventos) | Cada evento con su tipo, quién lo originó (el correo del firmante o Sistema), la fecha y hora y su hash. Disponible para auditores y gestores del espacio. Consulte Evidencia y auditoría. |
| Acciones | Cancelar Sobre, para quienes pueden cancelar, en sobres en Borrador, Enviado o En Progreso. Consulte Cancelar un sobre. |
Si un sobre no existe o usted no tiene acceso a él, la aplicación muestra “Sobre no encontrado, o no tienes acceso a él.” Por seguridad, la respuesta es la misma en ambos casos.
Ver el resumen en el Panel
Sección titulada «Ver el resumen en el Panel»El Panel resume los sobres que usted puede ver en cuatro cifras: Sobres totales, Completados, En progreso (que reúne los sobres en Enviado y en En Progreso) y Borradores. Debajo, Sobres recientes muestra los últimos cuatro con su estado, y + Nuevo abre el asistente.
Recordatorios automáticos
Sección titulada «Recordatorios automáticos»bb-sign recuerda a los firmantes que tienen una firma pendiente. Cada día a las
09:00 UTC, envía Reminder: please sign {title} a cada firmante que
recibió su invitación hace más de 48 horas y aún no ha
firmado, con un intervalo mínimo de 24 horas entre dos
recordatorios a la misma persona. Los recordatorios terminan cuando el firmante firma o cuando el
sobre se completa, se cancela o expira.
Si un firmante no encuentra el correo, pídale que revise la carpeta de correo no deseado y que busque los asuntos indicados en esta página. Consulte El correo de invitación.