Documentos

Un sobre contiene uno o más documentos, y cada firmante los firma todos. Usted decide en qué lugar de cada documento aparece el sello de cada firmante. Esta página explica qué archivos acepta bb-sign, cómo se gestionan mientras prepara el sobre y cómo ubicar los sellos.

Formato y tamaño

bb-sign trabaja con documentos en formato application/pdf. Si tiene un documento en Word, en imagen o en otro formato, conviértalo a PDF antes de subirlo.

Cada archivo puede pesar hasta 50 MB. Si un archivo supera ese tamaño, la aplicación muestra “Ese archivo es demasiado grande.”; reduzca el PDF (por ejemplo, bajando la resolución de sus imágenes) y vuelva a subirlo.

Un sobre necesita al menos un documento para enviarse.

Documentos subidos antes de enviar

El asistente sube los documentos en su segundo paso, antes de crear el sobre. Hasta que usted pulsa Enviar sobre, esos archivos quedan sin asignar: pertenecen a su organización, pero todavía no a un sobre.

• No consumen cuota. El almacenamiento se descuenta cuando se crea el sobre. Consulte Cuotas.
• Tienen un tope por organización. Entre todos los usuarios, los documentos sin asignar pueden sumar hasta 500 MB. Si se alcanza el tope, la subida muestra “Tu organización se ha quedado sin almacenamiento de documentos. Pide a tu administrador que amplíe el límite.”; termine o descarte los asistentes pendientes para liberar espacio.
• Se eliminan automáticamente pasadas 24 horas. Si retoma un asistente después de ese plazo, la aplicación le pide volver a subir los PDF; el título, los firmantes y las opciones se conservan.

Cada documento pertenece a un solo sobre. Si el asistente indica que un documento ya forma parte de otro sobre, quítelo y súbalo de nuevo.

Ubicar el sello de cada firmante

Cuando el sobre se completa, bb-sign estampa en cada documento un sello por firmante, con su nombre, correo, fecha, firma, hash y código QR (consulte Firma electrónica y sello). Usted elige dónde va cada uno.

Con marcador

Escriba en el PDF, donde quiera el sello, el texto {{signerN}}, reemplazando N por el número de orden del firmante: {{signer1}} para el primero, {{signer2}} para el segundo, y así sucesivamente. Puede usar cualquier fuente, siempre que el PDF contenga el marcador como texto y no como imagen. Al sellar, bb-sign retira el marcador y coloca el sello con su esquina superior izquierda donde empezaba el marcador.

bb-sign busca cada marcador en todas las páginas. Los firmantes con marcador reciben el sello en su marcador, y los demás, en la posición por defecto.

Deje espacio bajo el marcador

El sello se dibuja hacia abajo desde la línea del marcador y ocupa el ancho de una firma con sus datos. Ubique el marcador en una línea propia, con varias líneas en blanco debajo, y pruebe su plantilla con un sobre de un solo firmante antes de usarla con clientes.

Sin marcador

Si el documento no tiene marcador para un firmante, su sello se ubica en la esquina inferior derecha de la última página. Con varios firmantes sin marcador, los sellos se apilan hacia arriba en esa esquina, en el orden de los firmantes. Si no caben en la última página, bb-sign añade una página al final y continúa allí.

Documento original y documento firmado

En el detalle del sobre, cada documento ofrece dos descargas: PDF Original, el archivo tal como se subió, y PDF Firmado, el mismo archivo con los sellos estampados y la firma del certificado de la organización. El documento firmado está disponible cuando el sobre está COMPLETED; mientras se genera, el detalle muestra “Procesando el PDF firmado…”.

Para descargar documentos se necesita el rol de Auditor o superior en el espacio; un Lector ve sus nombres. Consulte Descargar documentos firmados.

El documento firmado corresponde exactamente al PDF que usted adjuntó al enviar el sobre.