Espacios y miembros

Los espacios de trabajo le permiten decidir quién ve cada sobre. Cada sobre pertenece a un espacio, y lo ven sus miembros y los administradores. Así puede reservar, por ejemplo, los contratos laborales para el equipo de talento humano.

Quién: administradores de la organización y administradores de plataforma. Dónde: Configuración, pestaña Espacios de trabajo.

El espacio General

Toda organización comienza con el espacio General. Todos los miembros de la organización son Colaboradores en General de forma automática: pueden crear y enviar sobres allí. General es permanente, así que no se renombra ni se elimina.

Cree otro espacio cuando quiera que un grupo más pequeño vea ciertos sobres.

Crear, renombrar y eliminar un espacio

1. Pulse Nuevo espacio de trabajo, escriba el Nombre y pulse Crear espacio de trabajo. Cada espacio necesita un nombre distinto.

2. Para cambiar el nombre, pulse Renombrar en la fila y escriba el Nuevo nombre.

3. Para eliminar un espacio vacío, pulse Eliminar y confirme con Eliminar espacio de trabajo. La eliminación es definitiva.

Un espacio se puede eliminar cuando no tiene sobres, ni activos ni archivados. Los sobres permanecen en el espacio donde se crearon, de modo que un espacio que ya tuvo sobres se conserva. Si intenta eliminarlo, la aplicación le ofrece el enlace Ver sus sobres.

Añadir miembros

Los miembros de un espacio pueden ser personas o claves de API. Pulse Miembros en la fila del espacio.

1. En Añadir miembro, abra Selecciona…. Las personas aparecen con su nombre y correo, y las credenciales con su etiqueta seguida de «(clave de API)».

2. Elija el rol y pulse Añadir.

3. Para cambiar el rol de un miembro, use el selector de rol en su fila. Para retirarlo, pulse Quitar y confirme.

Los administradores ven todos los espacios sin necesidad de añadirlos, por eso no aparecen en la lista de miembros.

Roles de espacio

Rol	Qué puede hacer en el espacio
Lector	Ver los sobres y el archivo.
Auditor	Lo mismo que el Lector, y además leer el registro de auditoría y descargar documentos.
Gestor	Crear, editar, enviar y cancelar sobres, subir documentos, asignar etiquetas, descargar y leer la auditoría.

Colaborador es el rol que todos los miembros tienen en General. Para que alguien cree y envíe sobres en otro espacio, asígnele Gestor. La tabla completa está en la Matriz de permisos.

Límites y tiempos de aplicación

• Una persona o clave de API puede pertenecer hasta a 50 espacios.
• Los cambios de acceso se aplican cuando se renueva la sesión de la persona o integración, en máximo 300 s. Esto vale tanto para dar acceso como para retirarlo.
• Si ve «El acceso todavía se está configurando. Inténtalo de nuevo en un momento», espere unos segundos y repita la acción.

Claves de API

Cada credencial de API necesita acceso al menos a un espacio. Puede asignarlo al crearla o añadirla después como miembro; ver Credenciales de API.