Crear un sobre
El paso Detalles del sobre del asistente Crear Sobre define cómo se comporta el sobre de principio a fin: quién puede verlo, cómo se identifica cada firmante y durante cuánto tiempo se puede firmar. Esta página describe cada campo en el orden en que aparece. Para el recorrido completo, consulte Su primer sobre.
Elegir el espacio de trabajo
Sección titulada «Elegir el espacio de trabajo»El selector Espacio de trabajo muestra los espacios en los que usted puede crear sobres. Por defecto aparece General (todos). Como indica la ayuda en pantalla: “Solo las personas con acceso a este espacio de trabajo verán el sobre.”
Elija el espacio en primer lugar: determina quién podrá ver, descargar y cancelar el sobre, y se mantiene durante toda su vida. Consulte Organizaciones, espacios y roles.
Dar un título al sobre
Sección titulada «Dar un título al sobre»El campo Título es obligatorio. Es el nombre del sobre en la lista de Sobres, en la página de detalle
y en el asunto de los correos al firmante, por ejemplo You have a document to sign: {title}.
Use un título que el firmante reconozca de inmediato.
Añadir etiquetas
Sección titulada «Añadir etiquetas»El bloque Etiquetas aparece cuando un administrador ha definido claves de etiqueta para su organización. Elija una clave en Añadir etiqueta…, escriba el valor y pulse Añadir. Cada valor admite hasta 200 caracteres.
Las etiquetas permiten filtrar la lista de Sobres y se pueden modificar más adelante desde la página del sobre, incluso después del envío. Consulte Etiquetas.
Mensaje para los firmantes
Sección titulada «Mensaje para los firmantes»Mensaje para los firmantes es un campo opcional para guardar una nota con el sobre. Si los firmantes necesitan instrucciones, inclúyalas en el propio documento.
Verificar la identidad con OTP
Sección titulada «Verificar la identidad con OTP»Requerir verificación OTP a los firmantes está marcada por defecto. Con esta opción, cada firmante confirma que controla su correo antes de firmar: bb-sign le envía por email un código de 6 dígitos válido durante 900 s, con 3 intentos disponibles. El firmante puede solicitar un código nuevo pasados 60 s. Una vez verificado, dispone de 15 min para enviar su firma.
Sin esta opción, el enlace del correo es la única identificación del firmante. Manténgala marcada siempre que necesite evidencia de que el firmante controla su correo.
Definir el orden de firma
Sección titulada «Definir el orden de firma»Orden de firma ofrece dos opciones:
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Todos firman a la vez | “Todos reciben el correo a la vez y pueden firmar en cualquier orden.” |
| Los firmantes firman en orden | “Los firmantes reciben el correo de uno en uno, en el orden que definas en el paso de firmantes.” |
Con la segunda opción, el paso Firmantes muestra el campo Orden. Consulte Firmantes y orden.
Fijar la caducidad del enlace
Sección titulada «Fijar la caducidad del enlace»Caducidad del enlace (horas) define cuánto tiempo es válido el enlace de firma de cada firmante, en horas enteras. El valor por defecto es 72 horas. El plazo empieza a contar cuando se genera el enlace: al enviar, si todos firman a la vez; cuando llega el turno de cada firmante, si firman en orden.
Elija un plazo acorde con el tiempo que suelen necesitar sus firmantes. Si un enlace caduca, el firmante verá la página Enlace no disponible; en ese caso, cancele el sobre y cree uno nuevo.
Fijar una fecha de expiración
Sección titulada «Fijar una fecha de expiración»Expira el (opcional) establece una fecha y hora límite para el sobre completo. Como indica la ayuda: “Déjalo vacío para que no expire.” Si la define, debe ser una fecha futura.
bb-sign revisa cada 5 min los sobres en Enviado
o En Progreso cuya fecha ya pasó y los marca como Expirado. Sus firmantes reciben el correo
Signing request expired: {title} y los enlaces se cierran. El estado Expirado es definitivo.