Sobres y firmantes

El sobre es la unidad de trabajo de bb-sign: reúne uno o más documentos PDF, la lista de firmantes y las condiciones del envío (verificación por código, validez del enlace, fecha de vencimiento y orden de firma). Con él, usted controla todo el recorrido de una firma, desde el borrador hasta los documentos sellados. Esta página describe ese recorrido, la cancelación y el vencimiento.

Estados del sobre

Estados

1. DRAFT Borrador
2. SENT Enviado
3. IN_PROGRESS En progreso
4. COMPLETED Completado
5. CANCELLED Cancelado
6. EXPIRED Expirado

Transiciones

• DRAFT pasa a SENT cuando enviar
• SENT pasa a IN_PROGRESS cuando primera firma
• IN_PROGRESS pasa a COMPLETED cuando última firma
• SENT pasa a COMPLETED cuando única firma
• DRAFT pasa a CANCELLED cuando cancelar
• SENT pasa a CANCELLED cuando cancelar
• IN_PROGRESS pasa a CANCELLED cuando cancelar
• SENT pasa a EXPIRED cuando barrido de vencimiento
• IN_PROGRESS pasa a EXPIRED cuando barrido de vencimiento

La aplicación muestra estos estados como Borrador, Enviado, En Progreso, Completado, Cancelado y Expirado, y permite filtrar la lista de sobres por cualquiera de ellos.

• IN_PROGRESS aparece en sobres con más de un firmante, desde la primera firma hasta la última. Con un único firmante, el sobre pasa directamente de SENT a COMPLETED.
• COMPLETED, CANCELLED y EXPIRED son estados finales.
• Al completarse el sobre, bb-sign sella cada documento con el certificado de la organización. Mientras lo hace, el detalle muestra “Procesando el PDF firmado…”. Consulte Firma electrónica y sello.

Estados del firmante

Estados

1. PENDING Pendiente
2. NOTIFIED Notificado
3. VIEWED Visto
4. SIGNED Firmado

Transiciones

• PENDING pasa a NOTIFIED cuando el sobre se envía y el firmante recibe su enlace
• NOTIFIED pasa a VIEWED cuando el firmante abre el enlace
• VIEWED pasa a SIGNED cuando el firmante envía su firma

Cada firmante avanza de forma independiente. En el detalle del sobre, la lista Firmantes muestra el estado de cada uno (Pendiente, Notificado, Visto, Firmado) y su Orden n.º. Si un firmante no va a firmar, cancele el sobre o deje que llegue a su fecha de vencimiento.

Firma secuencial o en paralelo

Al crear el sobre se elige una de dos modalidades, que el detalle del sobre muestra como Firma secuencial o Firma en paralelo:

Modalidad	Qué ocurre al enviar	Orden
En paralelo	Todos los firmantes reciben el correo a la vez y firman en cualquier orden.	El número de orden es informativo.
Secuencial	Los firmantes reciben el correo de uno en uno, en el orden definido en el paso de firmantes.	Cada firmante recibe su enlace cuando han firmado todos los anteriores.

En la modalidad secuencial, varios firmantes pueden compartir el mismo número de orden: forman un grupo y reciben el correo a la vez. Cuando el grupo termina, el siguiente recibe el correo “It’s your turn to sign”. Consulte Firmantes y orden.

Validez del enlace de firma

Cada firmante recibe un enlace único por correo, válido durante las horas definidas en Caducidad del enlace (horas) al crear el sobre; por defecto, 72 horas. El plazo empieza cuando se genera el enlace: al enviar el sobre o, en la firma secuencial, cuando llega el turno del firmante.

Elija una caducidad que dé a cada firmante tiempo suficiente, porque un enlace caducado no se reenvía. La caducidad de un enlace no cambia el estado del sobre, que sigue en SENT o IN_PROGRESS hasta completarse, cancelarse o vencer.

Fecha de vencimiento

Si quiere que el sobre tenga un plazo, indique una fecha en Expira el (opcional); si lo deja vacío, el sobre no vence. bb-sign revisa los vencimientos cada 5 minutos y marca como EXPIRED los sobres en SENT o IN_PROGRESS cuya fecha ya pasó. Los firmantes pendientes reciben el correo “Signing request expired”. El plazo cuenta a partir del envío, de modo que un borrador no vence.

Cancelar un sobre

Un Gestor del espacio o un administrador puede cancelar un sobre en DRAFT, SENT o IN_PROGRESS con el botón Cancelar Sobre, después de confirmar. Al cancelarlo, todos los enlaces de firma pendientes se desactivan y el sobre queda en CANCELLED de forma definitiva.

bb-sign no envía un correo de cancelación a los firmantes; si es necesario, avíseles usted. Consulte Cancelar un sobre.

Enviar un sobre

Para enviarlo, el sobre debe estar en DRAFT y tener al menos un firmante y un documento. Al enviarlo, bb-sign genera un enlace de firma único para cada firmante.

Revise el resumen antes de enviar

Al enviar, los documentos, la lista de firmantes y la modalidad de firma quedan fijos, para que todos firmen exactamente lo mismo. Si algo debe cambiar después, cancele el sobre y cree uno nuevo.

Las etiquetas se pueden cambiar en cualquier estado del sobre. Consulte Etiquetas.