Su primer sobre

Un sobre reúne uno o más documentos PDF, las personas que deben firmarlos y las condiciones de la firma. Con el asistente Crear Sobre, al que se accede con el botón Nuevo Sobre del menú lateral, usted lo prepara y lo envía en cinco pasos: Detalles, Documentos, Firmantes, Revisión y Listo.

Mientras avanza, el asistente guarda un borrador en su navegador (“Borrador guardado en este navegador. No se crea nada hasta que envíes.”). Si cierra la pestaña y vuelve, continúa donde lo dejó. Para descartar el borrador, use Empezar de nuevo.

Antes de empezar

• Necesita permiso para crear sobres en al menos un espacio de trabajo. Si no ve el botón Nuevo Sobre, pida a un administrador el rol de Colaborador o Gestor en un espacio. Consulte Organizaciones, espacios y roles.
• Tenga a mano los PDF que se van a firmar, de hasta 50 MB cada uno.
• Tenga el correo y el nombre completo de cada firmante.

Crear y enviar el sobre

1. Detalles. En Detalles del sobre, complete el Espacio de trabajo (por defecto, General) y el Título, que son los únicos campos obligatorios. Además puede agregar Etiquetas, un Mensaje para los firmantes, la opción Requerir verificación OTP a los firmantes (activada por defecto), el Orden de firma (Todos firman a la vez o Los firmantes firman en orden), la Caducidad del enlace (horas) (por defecto 72 horas) y la fecha Expira el (opcional). Pulse Siguiente. Cada campo se explica en Crear un sobre.

2. Documentos. En Subir documentos, pulse Haz clic para subir un PDF y elija uno o varios archivos PDF. Cada archivo se carga de inmediato y aparece en la lista. Consulte Adjuntar documentos.

3. Firmantes. En Añadir firmantes, escriba el Correo y el Nombre de cada persona y use Añadir otro firmante para agregar más. Si eligió firma en orden, verá también el campo Orden. Consulte Firmantes y orden.

4. Revisión. En Revisar y enviar, verifique el resumen: título, espacio de trabajo, verificación OTP, firma secuencial, documentos, firmantes y etiquetas. Pulse Enviar sobre y confirme con Enviar en el diálogo ¿Enviar el sobre?.

5. Listo. La pantalla ¡Sobre enviado! muestra el enlace de firma de cada firmante con un botón Copiar. bb-sign ya envió a cada firmante el correo con su enlace (en la firma en orden, a los primeros del orden). Desde aquí puede ir a Ver detalles del sobre o Crear otro.

Qué ocurre al enviar

Al enviar, el sobre pasa de Borrador a Enviado y cada firmante recibe un enlace único por correo. Desde ese momento, los documentos y la lista de firmantes quedan fijos, lo que garantiza que todos firman exactamente lo mismo. Si necesita corregir algo, cancele el sobre y cree uno nuevo.

A partir de entonces, siga el avance desde Sobres. Consulte Enviar y seguir.

Completar un envío pendiente

Enviar sobre crea el sobre con todo lo que reunió y luego lo envía. Si el sobre se crea pero el envío no se completa (por ejemplo, porque su organización alcanzó un límite de su plan), el sobre queda en Borrador y el asistente lo indica:

El sobre se creó pero no se envió. Si vuelves a enviar, se envía tal como está; para cambiarlo, ábrelo desde Sobres.

Una vez resuelta la causa, pulse de nuevo Enviar sobre. Si cierra el asistente y vuelve más tarde, este reconoce el sobre (“Ya creaste este sobre, pero no se envió.”) y ofrece Enviar el sobre que ya creaste.

Desde Sobres también puede abrir ese borrador para cambiar sus etiquetas o cancelarlo. Si necesita otros documentos o firmantes, cancélelo y cree uno nuevo.

Lo que ve el firmante

El firmante no necesita cuenta. Recibe un correo en inglés con el asunto You have a document to sign: {title}, abre el enlace, revisa cada documento, ingresa el código de verificación si usted lo solicitó, dibuja o escribe su firma y descarga su copia al final. Conocer ese recorrido le ayudará a responder sus preguntas.

El camino del firmanteLo que ve y hace cada firmante, de principio a fin, en una sola página.